ビジネス文書ガイド 鈴木 真理子 / All About
「CC」で送り合うメールの使い方とマナー
仕事中、メール処理に時間がかかりすぎる人はいませんか？ 時間がかかる理由を聞くと、「CC」で届くメールがとにかく多くてさばけない……という人もいます。働き方改革、残業削減に取り組むとき、メールを見直すのも一案です。この機会に、「CC」で送り合うメールの使い方とマナーについて考えてみましょう。
各社で見かけたメールのあれこれ
ガイドは仕事柄、いろいろな企業のメールを読ませてもらうことがあります。すると、次のような言葉が社内用語となっているところがありました。はじめは意味不明でしたが、次のようなシーンで使われているようです。
■「横から失礼します」
「横から失礼します」は、メールを「CC」で受信した人が、返信して意見を言うときなどに使われています。「横から失礼します」で始まるメールは、「お言葉を返すようですが」のごとく反対意見を言ったり、アドバイスしたりするときの前置きや挨拶だそうです。それを読んだ人が、また反論し、炎上のようになって収拾がつかなくなった事例もありました。
■「乗り遅れました」
こちらも複数でやりとりするとき、見かけるフレーズです。書き手が乗り遅れたのは電車でなく、メールをさしています。自分抜きのやりとりを後から読んで、「遅くなったけれど今から加わります」という意味の前置きや挨拶として使われているようです。
「CC」メールの正しい使い方とは？
では、そもそも「CC」で送ったりもらったりするメールは、どんな使い方をすればよいのでしょう。「CC」はカーボン・コピーの略で、当事者以外でメールの情報を共有すべき人があてはまります。例えば、社内の上司や同僚へ報連相、または社外を含めて関係者との情報共有といったところでしょう。次に、「宛先」との違いを整理してみます。
「宛先」……当事者、行動を起こしてほしい人、返信してほしい人
「CC」……関係者、情報を共有してほしい人
まずは、この２つの違いをふまえることが大切ですね。そのうえで誰を「宛先」にし、誰を「CC」にするのか、判断が必要です。なお、「CC」で受信した人は、基本的に返信の義務はありません。
必要な人に必要なメールを送ろう
大勢を「CC」に入れたり、全員に返信を繰り返したりすると、必然的にメールの送受信数は増えます。送り手にすれば「ちゃんと報連相してますけど」「読んでないとは言わせないぞ」「証拠物件だ」という気持ちもあるようですが、なんでもかんでも「CC」で送るのはいかがかと思います。
というのは、メールは割り込み仕事になることもあるからです。本来業務に集中したいのに、メールが次から次へと送られてくると気が散ったり、優先順位が狂ったりすることも。「CC」メール乱発注意報かも、と心当たりのある方は、必要な人に必要なメールを送るよう心がけましょう。
自分の時間を大切にし、他人の時間を大切にする。そんなちょっとした心がけで、メールや時間の使い方が上達するのではないでしょうか。
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